Hợp đồng điện tử đang dần thay thế hợp đồng giấy truyền thống trong các giao kết dân sự. Thế nhưng vẫn còn khá nhiều người băn khoăn không biết tại sao nên dùng hợp đồng điện tử thay vì hợp đồng giấy. Trong bài viết sau đây, FPT.eContract sẽ giúp bạn phân tích 9 lợi ích nổi bật khi ứng dụng hình thức ký kết tiên tiến này.
1. Tại sao nên dùng hợp đồng điện tử?
Không ngẫu nhiên mà những giải pháp hợp đồng điện tử như FPT.eContract ngày càng được ứng dụng rộng rãi. Ngoài hỗ trợ tiết giảm chi phí, thời gian, các giải pháp này còn giúp tối ưu hóa hoạt động lưu trữ, duy trì tính minh bạch.
1.1. Tiết kiệm thời gian
Quy trình ký kết hợp đồng điện từ diễn ra rất nhanh gọn. Mỗi bản hợp đồng đều được khởi tạo nhanh, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trên file, không mất thời gian in ấn.
Ứng dụng hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian
Đặc biệt, bạn không cần gặp mặt trực tiếp đối tác nhưng lại vẫn dễ dàng ký kết từ xa, thông qua sự hỗ trợ của thiết bị có kết nối internet,
1.2. Tiết kiệm chi phí
Hợp đồng điện tử đặc biệt phù hợp áp dụng tại những doanh nghiệp lớn, cần ký kết nhiều hợp đồng cùng lúc. Không chỉ rút ngắn thời gian ký kết mà giải pháp hợp đồng điện tử còn giúp doanh nghiệp tiết giảm đáng kể chi phí.
Bởi khi số hóa quy trình ký kết, doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều cho khâu in ấn hay kho lưu trữ phức tạp như trước. Mặc dù vẫn phải trả phí phần mềm nhưng mức phí này rất hợp lý.
1.3. Ký kết không bị giới hạn bởi không gian và thời gian
Khi ứng dụng giải pháp hợp đồng điện tử, phía doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong khâu ký kết. Hoạt động ký kết lúc này hoàn toàn không bị giới hạn bởi không gian hay thời gian.
Dù đang ở bất kỳ đâu, bạn vẫn có thể ký kết hợp đồng điện tử
Các chủ thể của đồng không nhất thiết phải gặp mặt trực tiếp. Dù đang ở bất kỳ đâu nhưng chỉ một thiết bị có kết nối internet, bạn vẫn có thể ký kết hợp đồng.
1.4. Quản lý, lưu trữ hiệu quả hơn
Hợp đồng điện tử được lưu trữ trên các nền tảng số, rất thuận lợi cho quá trình tra cứu. Trường hợp muốn điều chỉnh hoặc kiểm tra hợp đồng, bạn không phải đến trực tiếp đến kho lưu trữ văn thư như trước. Thay vào đó, bạn chỉ cần tra cứu nhanh trên máy.
Mặt khác, quy trình số hóa đã khắc phục triệt để tình trạng hợp đồng bị mối mọt. Hợp đồng điện tử được lưu trữ trên cloud của đơn vị cung cấp giải pháp với tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt. Giờ đây, bạn hoàn toàn không phải lo lắng văn bản hợp đồng bị thất lạc, rách hay mối mọt.
1.5. Đảm bảo tính minh bạch
Tương tự như hợp đồng giấy, hợp đồng điện tử thường bắt đầu có hiệu lực kể từ thời điểm các bên ký kết bằng chữ ký số. Trước và sau khi ký kết, tất cả điều chỉnh nội dung hợp đồng đều được lưu lại, bạn có thể theo dõi toàn bộ lịch sử chỉnh sửa.
Tất cả lịch sử chỉnh sửa trên hợp đồng đều được lưu lại
Vì được quản lý bởi một nền tảng thứ 3 nên hợp đồng điện tử gần như không thể bị can thiệp nếu tất cả chủ thể tham gia không đồng thuận. Cơ chế quản lý theo hướng minh bạch thúc đẩy trách nhiệm của từng bên, đảm bảo điều khoản trong hợp đồng được thực thi theo đúng cam kết.
1.6. Thúc đẩy giao dịch xuyên biên giới
Nhờ vào những giải pháp phần mềm hợp đồng điện tử tiên tiến như FPT.eContract giao dịch xuyên biên giới đã và đang được thúc đẩy.
Hầu hết doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực cung cấp dịch vụ tài chính, hàng hóa xuyên quốc gia đều đã ứng dụng hợp đồng điện tử. Không chỉ phía doanh nghiệp mà phía khách hàng cũng hưởng lợi khi có thể giao dịch mọi lúc mọi nơi, tiết kiệm thời gian và chi phí.
1.7. Hỗ trợ doanh nghiệp triển khai văn phòng không giấy tờ
Nếu đang hướng đến mô hình văn phòng không giấy tờ, doanh nghiệp của bạn nên ứng dụng giải pháp hợp đồng điện tử. Khi đó, toàn bộ quy trình khởi tạo và lưu trữ hợp đồng đều thực hiện trên máy.
Lúc này, doanh nghiệp dễ dàng triển khai ký kết hàng trăm, thậm chí hàng ngàn hợp đồng mà không cần in ấn ra giấy. Tất cả những hợp đồng này đều lưu trữ trên một hệ thống riêng, đảm không bị mối một hay thất lạc.
1.8. Hạn chế tối đa sai sót
Soạn thảo hợp đồng trên giấy ít nhiều vẫn gặp sai sót. Trường hợp cần điều chỉnh, bạn phải soạn lại hợp đồng, in ấn lại rất tốn thời gian. Tuy nhiên khi ứng dụng hợp đồng điện tử, sai sót trong hợp đồng gần như không còn.
Bởi ngay khi phát hiện điều khoản trong hợp đồng không đúng với cam kết, các bên tham gia chỉ cần chỉnh sửa trên file. Quá trình chỉnh sửa thường chỉ mất một vài phút, tiết kiệm thời gian cho đôi bên.
1.9. Bảo vệ tốt lợi ích các bên khi có tranh chấp
Hợp đồng điện tử ký kết đúng luật có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy. Không chỉ vậy, với việc ra mắt Trục phát triển hợp đồng điện tử năm 2022 của Bộ Công thương, doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng hợp đồng điện tử với chứng thực của các Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực được cấp đăng ký bởi Bộ Công Thương (Ví dụ như FPT). Điều này giúp cho doanh nghiệp có một cơ quan trung gian đủ tin cậy để giải quyết các vấn đề phát sinh khi thực hiện giao kết hợp đồng điện tử. Trường hợp xảy ra tranh chấp, phía cơ quan sẽ dựa vào điều khoản trong hợp đồng để phân xử.
Mặt khác, dựa vào lịch sử chỉnh sửa, cơ quan phân xử cũng có thể xác định một hợp đồng nào đó hợp lệ hay không, phân xử hợp tình hợp lý.
2. FPT.eContract – giải pháp hợp đồng điện tử đảm bảo pháp lý – an toàn bảo mật
FPT tự hào là một trong 5 đơn vị đầu tiên tại Việt Nam được Bộ Công Thương cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.
Giải pháp hợp đồng điện tử FPT.eContract của FPT phù hợp ứng dụng trong mọi mô hình doanh nghiệp, hỗ trợ số hóa quá trình ký kết hợp đồng, giúp xây dựng văn phòng không giấy tờ. Từ đó tiết kiệm 80% thời gian và 70% chi phí cho doanh nghiệp.
FPT.eContract giúp tiết kiệm 80% thời gian và 70% chi phí
FPT.eContract có thể giúp doanh nghiệp ký kết cùng lúc số lượng lớn hợp đồng. Tất cả những hợp đồng này đều đảm bảo giá trị pháp lý. FPT.eContract đã nhận được nhiều chứng chỉ bảo mật cấp cao, đáp ứng tốt yêu cầu bảo mật thông tin doanh nghiệp.
Trong tháng 5/2023, FPT sẽ cho ra mắt phiên bản miễn phí FPT.eContract Lite, không giới hạn số lượng và thời gian. Ngoài ra, khách hàng có thể tham khảo báo giá hợp đồng điện tử, cân nhắc lựa chọn gói phù hợp.
Gần 2000 doanh nghiệp lớn như công ty sữa Việt Nam Vinamilk, hãng hàng không Vietjet Air, Ứng dụng Be, ngân hàng VietBank, chuỗi salon 30Shine..đang tin tưởng ứng dụng giải pháp hợp đồng điện tử FPT.eContract trong vận hành doanh nghiệp.
3. Lời kết
Trên đây là phần chia sẻ giải đáp lý do tại sao nên dùng hợp đồng điện tử. Nếu có nhu cầu ứng dụng giải pháp hợp đồng điện tử FPT.eContract, quý khách hàng chỉ cần liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí.
