Sapo: Hành chính nhân sự là vị trí công thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu được công việc hành chính nhân sự là làm gì và có vai trò ra sao. Qua bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về bản mô tả công việc hành chính nhân sự đầy đủ nhất nhé!
Công việc hành chính nhân sự là làm gì?
Vị trí hành chính nhân sự là công việc trực thuộc phòng hành chính nhân sự. Những người làm công việc này thường phụ trách các hoạt động liên quan tới lưu trữ sổ sách, giấy tờ, hồ sơ nhân sự, trực tiếp làm các thủ tục về phúc lợi, đãi ngộ cho toàn nhân viên trong công ty.
Trên thực tế, công việc của hành chính nhân sự là thiên về nội bộ, không mang lại doanh thu hay lợi nhuận cho công ty nhưng lại có đóng góp rất lớn trong việc duy trì và vận hành của doanh nghiệp.
Công việc hành chính nhân sự đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp
Những tác vụ mà hành chính nhân sự phải làm sẽ tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hành chính nhân sự thường làm các công việc như theo dõi bảng công, làm thủ tục hồ sơ, BHXH cho nhân sự, tuyển dụng, quản lý giấy tờ, sổ sách của công ty, v.v.. Với các doanh nghiệp lớn, phòng hành chính nhân sự sẽ có thể được chia nhỏ thành các nhóm, ngoài các công việc trên có thể sẽ làm cả công tác đào tạo nội bộ, truyền thông nội bộ, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, v.v..
>>>Xem thêm: Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Nhân sự
Bản mô tả công việc hành chính nhân sự đầy đủ nhất
Để biết người làm hành chính nhân sự cần thực hiện những tác vụ nào, hãy cùng khám phá bản mô tả công việc hành chính nhân sự đầy đủ dưới đây!
Các công việc hành chính của công ty
Một số công việc mang tính chất thường ngày của hành chính nhân sự có thể kể đến như:
- Tiếp nhận cuộc gọi, thư từ, giấy tờ và chuyển tiếp tới các bộ phận, nhân sự liên quan
- Giám sát không gian, cảnh quan, vệ sinh nơi làm việc
- Soạn thảo và quản lý dữ liệu của các thông báo, quy chế, hợp đồng cho doanh nghiệp.
Ngoài các công việc trên, người làm hành chính nhân sự cũng cần làm khá nhiều tác vụ khác, hãy theo dõi ngay phần tiếp theo.
Giám sát và quản lý thời gian làm việc của nhân viên
Nhân viên hành chính nhân sự là người quản lý và giám sát thời gian làm việc của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, trong đó có cả việc đi muộn, về sớm, nghỉ phép, chế độ… Hằng tháng, nhân viên hành chính nhân sự sẽ cần tính toán và tổng hợp bảng công của nhân sự và gửi tới bộ phận tài chính – kế toán để chi trả lương, thưởng cho nhân sự.
Hành chính nhân sự quản lý thời gian làm việc của nhân viên công ty
Quản lý các chi phí hành chính của doanh nghiệp
Phòng hành chính nhân sự nói chung và người làm hành chính nhân sự nói riêng cũng sẽ trực tiếp quản lý các loại chi phí hành chính để vận hành doanh nghiệp, điển hình như chi phí thuê văn phòng, chi phí điện, nước, văn phòng phẩm, chi phí tiếp khách, v.v.. Hành chính nhân sự cần tổng hợp và đảm bảo các chi phí trên nằm trong định mức, có đầy đủ hóa đơn chứng từ và được thanh toán đúng hạn.
Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị
Một nhân viên hành chính nhân sự cũng sẽ là người quản lý các thiết bị công ty bao gồm của việc mua mới, sửa chữa. Hành chính nhân sự cũng thực hiện việc cấp phát máy móc, văn phòng phẩm cho các phòng ban trong công ty để đảm bảo doanh nghiệp luôn vận hành trơn tru, hiệu quả. Ngoài ra, hành chính nhân sự cũng là bộ phận sẽ giám sát và theo dõi tình trạng sử dụng trang thiết bị, có kế hoạch bảo dưỡng định kỳ cho các loại máy móc của công ty.
Hành chính nhân sự là người quản lý và cấp phát văn phòng phẩm cần thiết
Lưu trữ dữ liệu cho công ty
Mọi dữ liệu, thông tin nhân sự của công ty, văn bản doanh nghiệp, biên bản cuộc họp… đều sẽ được hành chính nhân sự lưu trữ và quản lý đầy đủ. Nhân viên hành chính nhân sự sẽ thực hiện các công việc soạn thảo, in ấn tài liệu theo sự cho phép của ban giám đốc hoặc bộ phận có thẩm quyền. Mọi thông tin, sổ sách nội bộ sẽ được bảo mật tuyệt đối bởi bộ phận hành chính nhân sự.
Tuyển dụng và đào tạo nhân sự
Một công việc khác cũng không kém phần quan trọng trong bản mô tả công việc hành chính nhân sự đó là tuyển dụng và đào tạo nhân sự. Người làm hành chính nhân sự có thể chính là người đăng tin tuyển dụng, liên hệ ứng viên, tổ chức phỏng vấn để chọn lựa những gương mặt phù hợp nhất. Ngoài ra, nhân viên hành chính nhân sự cũng sẽ là người tham gia đào tạo nhân sự mới hoặc tổ chức các buổi đào tạo định kỳ của doanh nghiệp.
Xây dựng các hoạt động và chương trình nội bộ
Tác vụ cuối cùng trong bản mô tả công việc hành chính nhân sự đó chính là xây dựng các hoạt động nội bộ. Các doanh nghiệp hiện nay đề có các đãi ngộ như du lịch, teambuilding, tiệc tổng kết Year-end Party, tiệc sinh nhật nhân sự, v.v.. Hành chính nhân sự chính là người lên kế hoạch tổ chức các chương trình nội bộ này và phổ biến tới toàn thể nhân sự công ty.
Các hoạt động và chương trình nội bộ được xây dựng bởi hành chính nhân sự
Công việc của hành chính nhân sự chính là đảm bảo việc vận hành doanh nghiệp luôn trơn tru, hiệu quả. Với khối lượng công việc khá lớn, nhân viên hành chính nhân sự cần có sự tỉ mỉ, chính xác, cần mẫn cũng như thường xuyên trau dồi các kỹ năng như giao tiếp khéo léo, kỹ năng tổ chức sự kiện, làm việc nhóm, v.v.. để có thể hoàn thành tốt công việc.
Trên đây là bản mô tả công việc hành chính nhân sự đầy đủ và tổng hợp. Nếu bạn đang tìm kiếm công việc hành chính nhân sự, bạn có thể truy cập vào TopCV.vn để ứng tuyển các vị trí phù hợp với bản thân nhé!
